Política AML y KYC - SINICH CO S. A. DE C. V.
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Introducción
www.crasher.mx (en adelante, página web) SINICH CO S. A. DE C.V. (en adelante, Compañía) teniendo su sede principal en Cerrada de San Borja 33, int. 1, Del Valle, Benito Juárez, 03100, Ciudad de México.
SINICH CO S. A. DE C.V. cuenta con licencia y está autorizada por el Gobierno de Mexico y lleva a cabo sus operaciones bajo el nombre de proveedor de servicios de información.
Propósito de la política
La Compañía está comprometida con los altos estándares de lucha contra el blanqueo de dinero (AML) y contra la financiación del terrorismo (CFT) conforme las directivas de la UE.
Está Política está diseñada para cumplir con :
UE: “Directiva 2015/849 del Parlamento Europeo y del Consejo, del 20 de mayo de 2015, en relación a la prevención del uso del sistema financiero con fines de blanqueo de dinero”;
UE: “Reglamento 2015/847 acerca de la información que acompaña a las transferencias de fondos”;
Directiva de la UE 2015/849 (AMLD 4) modificada por la Directiva (UE) 2018/843 (AMLD 5);
UE: Diversas normativas que imponen sanciones o medidas restrictivas contra personas y embargo de ciertos bienes y tecnología, incluidos todos los bienes de doble uso;
BE : “Ley del 18 de septiembre de 2017 acerca de la prevención del blanqueo de dinero y condicionamiento del uso de efectivo;
CY: Directiva DΙ144-2007-08 de 2012 de la Comisión de Bolsa y Valores de Chipre para la prevención del lavado de dinero y el financiamiento del terrorismo.
Esta Política se aplica a todos los funcionarios, empleados, contratistas designados, agentes, productos y servicios que ofrece la Compañía. Todas las unidades de negocios dentro de la Compañía colaborarán con el fin de realizar un esfuerzo conjunto en la lucha contra el lavado de capitales. Cada departamento de negocio ha puesto en práctica procedimientos fundamentados en el riesgo que de forma sensata se espera que detecten y prevengan el informe de transacciones. Todos los trabajos llevados a cabo serán documentados y conservados.
El Oficial de Cumplimiento es responsable de iniciar Reportes de Actividades Sospechosas ("RAS") u otras informaciones requeridas a las agencias reguladoras o de aplicación de la ley que corresponden. Todos los contactos de las agencias reguladoras o de aplicación de la ley en relación con la Política serán dirigidos al Oficial de Cumplimiento designado.
Definiciones
Por blanqueo de capitales se entiende:
La conversión o transferencia de propiedad, especialmente dinero, sabiendo que dicha propiedad proviene de una actividad delictiva o de la participación en dicha actividad, con el objetivo de esconder o encubrir la procedencia ilícita de la propiedad o de colaborar con cualquier persona que esté envuelta en la comisión de tal actividad para evadir las consecuencias legales de la acción de esa persona o empresas;
El enmascaramiento o disfraz del verdadero origen, fuente, ubicación, disposición, movimiento, derechos con respecto a, o pertenencia de la propiedad, a sabiendas que dicha propiedad es originada por una actividad delictiva o de un acto de participación en tal actividad;
La compra, posesión o uso de propiedades, a sabiendas, en el momento de la recepción, que tales propiedades se originaron a partir de una actividad delictiva o de colaborar en tal actividad;
La colaboración, asociación para cometer, tentativa de cometer y ayudar, instigar, facilitar y aconsejar la comisión de cualquiera de las propiedades a que se refieren los anteriores puntos.
El lavado de dinero es un proceso destinado a ocultar los beneficios derivados de infracciones graves o conductas delictivas descritas en la legislación actual, de modo que parezcan tener su procedencia de una fuente legítima. Esto comprende todos los procedimientos para alterar, oscurecer o esconder la titularidad real o el informe de auditoría de dinero u objetos de valor obtenidos de forma ilegal.
El lavado de dinero es también usado para ocultar el enlace entre aquellos que financian el terrorismo y aquellos que cometen actos terroristas.
El financiamiento del terrorismo puede ser definido como la provisión o la colecta deliberada por cualquier medio de manera directa o indirecta de fondos con intención de que tales fondos sean utilizados, o bajo el conocimiento de que se utilizarán, para facilitar o llevar a cabo actosterroristas.
Generalmente, el proceso de lavado de activos cuenta con 3 etapas durante las cuales pueden haber numerosas operaciones que podrían alarmar a la Compañía sobre la actividad de lavado de dinero:
Colocación: la disposición física de depósitos en efectivo procedentes de actividades ilegales. La finalidad es extraer el efectivo del lugar de adquisición para que su detección sea evitada. Smurfing es una manera de colocación en la que el lavador lleva a cabo muchos depósitos pequeños en efectivo en lugar de ingresar uno grande para esquivar los requerimientos de reportes normativos locales que se aplican a las transacciones en efectivo.
Layering: separación de los ingresos ilegales de su origen mediante la creación de capas complejas de transacciones financieras (diversas transferencias de fondos entre instituciones financieras, reembolso anticipado de una anualidad sin tener en cuenta las penalizaciones, etc.) Diseñado para ocultar la pista de auditoría y proveer anonimato.
Integración es la provisión de legitimidad aparente a la riqueza obtenida de forma criminal. Si el proceso de Layering es exitoso, los esquemas de integración retornan los ingresos lavados al sistema económico aparentando ser fondos comerciales normales. Esta es la etapa final y el proceso en el que el dinero se integra en el sistema económico y financiero legítimo y se asimila con todos los demás activos del sistema. La integración del dinero lavado en la economía se consigue haciendo que parezca que se ganó de forma legal.
Oficial de Cumplimiento
La Compañía nombrará un oficial de cumplimiento y de reportes de informes que será responsable de asegurar el cumplimiento de la Compañía con las disposiciones de ALD;
Las obligaciones del oficial de cumplimiento y de reportes serán las siguientes:
Ser un oficial superior con las calificaciones y experiencia necesaria y capaz de responder de manera adecuada las consultas relacionadas con la Compañía y el manejo de sus actividades;
Ser responsable de establecer y mantener dicho manual de cumplimiento;
Ser responsable de asegurar que el personal de la Compañía cumpla con los
disposiciones de la Ley y cualquier otra ley relativa al lavado de dinero o financiamiento del terrorismo y las directivas de cualquier manual de procedimientos de cumplimiento establecido; y
Actuar como enlace entre la Sociedad y la autoridad de control y la UIF en asuntos relacionados con el cumplimiento de las directivas de la Ley y cualquier otra ley en materia de lavado de activos o financiamiento del terrorismo.
Cambios a esta política
Cualquier cambio sustancial a esta política está sujeto a la aprobación de la gerencia general de la Compañía y el Oficial de Cumplimiento.
Enfoque basado en el riesgo
Antes de proceder con las solicitudes de retiro, se siguen los procedimientos de KYC y de diligencia debida mediante la evaluación de factores como el historial del cliente, el país de origen, la posición pública o destacada, las cuentas vinculadas, la actividad comercial u otros indicadores de riesgo.
A cada cliente se le asigna una puntuación de riesgo en base a los siguientes criterios (pueden aplicarse factores complementariamente):
Nacionalidad;
Residencia;
Origen de fondos/riqueza;
Transacciones de alto riesgo;
Estatus PEP y sanciones internacionales.
Después de calcular la puntuación de riesgo, el cliente se ubica en uno de los siguientes grupos:
Alto riesgo;
Riesgo medio;
Riesgo bajo.
Conozca a su cliente (KYC) y debida diligencia
Antes de verificar la cuenta y retirar fondos, la Compañía debe asegurarse de obtener pruebas satisfactorias y competentes de la identidad de sus clientes y de que existen procedimientos eficientes para dicha verificación, especialmente con respecto a los nuevos clientes. El formulario de información de la cuenta del cliente (CAIF) se almacena para los clientes.
Se debe ejercer la debida diligencia para evitar que la Compañía sea utilizada como vehículo para el lavado de dinero. La Compañía aplica los siguientes procedimientos para saber cuándo se le solicita lavar dinero:
Identificación del cliente: La Compañía tomará todas las medidas correspondientes (ejercer "diligencia debida") para establecer, a su satisfacción, la identidad verdadera y completa de cada cliente, así como el origen de riqueza, posición financiera e inversión de cada cliente. La diligencia debida es necesaria para una persona con un gran patrimonio neto cuya fuente de fondos no está clara. Cuidaremos de poder "conocer" siempre las identidades de las personas con las que tratamos;
Actividad sospechosa del cliente: si existen sospechas sobre las actividades (acuerdos, transferencias de dinero, etc.) de un cliente existente o potencial, se deben informar de inmediato al Oficial de Cumplimiento, quien: recibirá informes de actividad sospechosa del personal de la Compañía, coordinará las revisiones/reuniones ALD necesarias con el personal relevante, recopilará toda la información necesaria para evaluar e investigar actividades sospechosas, determinará si la actividad requiere informar a la alta gerencia y desarrollará e implementará programas de capacitación de acuerdo con los requisitos de esta Política.
Los empleados tienen prohibido divulgar a un cliente o a cualquier otra persona que la información se ha compartido con el Oficial de Cumplimiento, la gerencia o las autoridades reguladoras.
Para garantizar el cumplimiento de este requisito, todo el personal deberá firmar una declaración sobre el incumplimiento de la disposición de confidencialidad ALD.
La Compañía puede estar expuesta a riesgos de reputación y, por ese motivo, debe ejercer una mayor diligencia en relación con tales transacciones.
Todos los nuevos clientes y cuentas nuevas son aprobados por al menos un Oficial de Cumplimiento. En caso de un nuevo cliente de alto riesgo, la decisión final la toma el director general.
Se han tomado medidas de seguridad especiales de manera interna con el fin de proteger la privacidad de los clientes, la Compañía asegura que se lleva a cabo una verificación y monitoreo equivalente de estos clientes, e.g. está disponible para revisión por parte del Oficial de cumplimiento y auditores.
Las siguientes medidas de seguridad están implementadas para proteger la privacidad del cliente:
Los empleados deberán firmar acuerdos de confidencialidad.
La Compañía cumplirá con las leyes de protección de datos
Habrá una división de responsabilidades entre el personal y los departamentos y la información se pondrá a disposición de diferentes personas según sea necesario;
La organización haya implementado estrictos controles de TI para garantizar la seguridad de los datos.
Conoce a tu Cliente on Policy (KYC) y verificación de cuenta
La identificación formal de los clientes al momento de hacer un retiro es un elemento vital, tanto para la normativa en relación al Blanqueo de Capitales como para la presente Política.
Por ese motivo, requerimos que el cliente proporcione una copia de su documento de identificación, como pasaporte o documento nacional de identidad. En casos de alto riesgo, solicitaremos al cliente que proporcione el documento certificado por un notario local.
Las cuatro esquinas del documento deben ser visibles en la misma imagen al igual que todos los detalles del documento.
En los casos de alto riesgo, será necesario un comprobante de domicilio, que puede ser proporcionado en forma de un extracto bancario reciente, factura de servicios públicos, factura de gas y otros documentos que muestren abiertamente la dirección actual del cliente. Dichos documentos no deberán contar con más de 6 meses de antigüedad.
En los casos en que el cliente deposite y retire una cantidad que no sea típica del historial habitual y previo de depósitos y retiros de este mismo, se llevará a cabo una verificación del origen de los fondos. Hasta que se corrobore el origen de los fondos, la operación será congelada.
Los siguientes son ejemplos de pruebas de origen de fondos:
Propiedad del negocios (documentos corporativos, comprobante de pago de dividendos);
Empleo (nóminas);
Herencia (cartas de herencia);
Inversiones (prueba de retorno de inversiones);
Es muy importante que se entienda claramente el origen y la legitimidad de esa riqueza.
Verificación del método de pago
Para proceder con las solicitudes de extracción, la Compañía deberá verificar los métodos de pago llevados a cabo por el cliente. Es fundamental que los medios de pago usados por el cliente no se utilicen con fines de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo.
Los clientes pueden realizar un depósito por medio de uno de los siguientes métodos: tarjetas bancarias, billeteras electrónicas y criptomonedas.
Para proceder a la extracción de fondos por cualquiera de los métodos anteriores, la Compañía debe asegurarse de que el método de pago sea del cliente. La prueba se puede entregar en forma de extracto de cuenta de la tarjeta, una captura de pantalla de la cuenta de proveedor de billetera electrónica, una captura de pantalla de la cuenta del método de pago en criptomoneda.
En el caso de las tarjetas bancarias, la forma más fácil de acreditar la titularidad es solicitar una foto de la tarjeta (con código CVV). Si el nombre del cliente no está en la tarjeta, deberá proporcionarse un estado de cuenta de la tarjeta que indica el número de tarjeta.
Cumplimiento de las leyes
La Compañía se asegura de que las leyes y los reglamentos se cumplan en un entorno comercial con altos estándares éticos y no se proporcionarán servicios a ningún cliente cuando existan buenas razones para entender que hay actividades de lavado de dinero involucradas.
Cooperación con las agencias de aplicación de la ley
Si existieran motivos razonables para sospechar de lavado de dinero, colaboraremos plenamente con las autoridades policiales pertinentes dentro de los límites legales con respecto a la privacidad del cliente.
Difusión de políticas y procedimientos
Las políticas y procedimientos para evitar posibles actividades de lavado de capitales son comunicadas adecuadamente a nuestros funcionarios y empleados.
Diligencia mejorada del cliente
La Compañía llevará a cabo una debida diligencia mejorada del cliente:
Cuando se haya identificado un mayor riesgo de blanqueo de dinero o financiación del terrorismo;
Cuando se haya identificado un alto riesgo de lavado de dinero o financiamiento del terrorismo a través de la guía de supervisión;
Cuando el cliente se encuentra en un país extranjero que, según fuentes fidedignas, presenta graves deficiencias en el régimen de prevención del blanqueo de capitales o financiación del terrorismo o corrupción.;
Si el cliente es una persona políticamente expuesta; o
En caso de cualquier actividad inusual o sospechosa.
Los estándares aceptados por la industria que siempre dan como resultado una debida diligencia mejorada (el requisito de verificación adicional de identidad y dirección)
Clientes de Alto Riesgo/Personas Políticamente Expuestas
Una PPE es una persona a la que se le ha confiado una función pública destacada en los últimos tres (3) años e incluye a cualquier miembro de la familia inmediata o asociado cercano de dicha persona. Tanto las PPE locales como las extranjeras están categorizadas por esta definición.
La Compañía contará con un sistema de gestión de riesgos para establecer si los clientes potenciales y los clientes potenciales o existentes son PPE y deberá llevar a cabo búsquedas y controles regulares para este objetivo.
La Compañía buscará información de fuentes confiables, incluidos https://www.world-check.com y la Búsqueda de Google. La Compañía también se basará en la información pública permitida por las directivas en contra del lavado de capitales y el financiamiento del terrorismo para establecer si las personas se encuentran en la definición de "asociados cercanos" (por ejemplo, socios o empresas conjuntas) y realizará búsquedas y verificaciones periódicas para este propósito.
Se requiere una CDD mejorada y un monitoreo continuo mejorado (basado en el riesgo) siempre que un cliente, o cualquier beneficiario real de un cliente, sea o se convierta en una persona políticamente expuesta (PPE). “Cliente” para este propósito incluye cualquier persona que entra en una relación comercial o lleva a cabo una transacción única con la entidad informante.
Si el cliente es de alto riesgo o una persona políticamente expuesta, la Compañía seguirá estos procedimientos:
identificar adecuadamente al individuo y verificar su identidad como se establece en esta sección;
contar con sistemas de gestión de riesgos apropiados para determinar si el cliente es una persona políticamente expuesta;
obtener la aprobación de la alta gerencia antes de entablar una relación comercial con un cliente;
tomar medidas razonables para establecer el origen de la riqueza de la persona y el origen de sus propiedades; y
Realizar un seguimiento habitual y mejorado de las relaciones comerciales.
Procedimientos para tratar con “Personas Políticamente Expuestas”
Cuando se trabaje con personas políticamente expuestas, la Compañía llevará a cabo los siguientes procedimientos:
En adición de cumplir con el requisito de diligencia debida del cliente, se realizará lo siguiente:
implementar sistemas de gestión de riesgos para determinar si una persona o beneficiario final con quien esa persona tiene una relación comercial es una persona políticamente expuesta, un familiar o un socio cercano;
garantizar que los procedimientos de gestión de riesgos:
contengan como componente, procedimientos que requieren la aprobación de la alta gerencia antes de establecer o continuar una relación comercial con una persona expuesta políticamente, un miembro de la familia o un asociado cercano
tomen medidas correspondientes para establecer la fuente de la riqueza y el origen de los fondos de una persona involucrada en la relación comercial y un beneficiario final identificado como persona políticamente expuesta, familiar o asociado cercano; y
contengan como componente el seguimiento de la relación comercial con la persona políticamente expuesta, familiar o asociado cercano.
Sanciones internacionales
La Compañía comprobará la presencia de cada cliente en las listas de sanciones mediante la búsqueda en la web y el sistema automatizado.
PEP and sanctions list are continually monitored and updated.
La PPE y el listado de sanciones son monitoreados y actualizados continuamente.
Cambios en el Estado del Cliente y Operaciones
La Compañía toma inmediatamente todas las acciones correspondientes aplicando los procedimientos y medidas de identificación para proveer la debida diligencia, con el objetivo de recabar las pruebas correspondientes en los casos de:
un cambio significativo en la forma en que trabaja con una cuenta, por ejemplo:
cambio de personas autorizadas para mantener su cuenta;
una transacción importante que parece ser inusual y/o significativa en el tipo habitual de juego y el perfil del cliente.
Control avanzado y rechazo de clientes
En función del riesgo, analizaremos las inconsistencias lógicas en la información o el comportamiento de nuestros clientes. Si un cliente potencial o existente se niega a otorgar la información descrita en los capítulos anteriores o parece haber proporcionado información engañosa de manera intencionada, no se abrirá una nueva cuenta y, luego de la evaluación de riesgos asociados, se considerará cerrar cualquier cuenta existente. También rechazaremos cualquier cuenta que el Oficial de Cumplimiento identifique como de "alto riesgo".
Seguimiento de la actividad del cliente
La Compañía monitorea detenidamente las transacciones sospechosas y de ingresos intensivos, toma inmediatamente las medidas correspondientes relacionadas con estas operaciones e informa a las autoridades pertinentes sin demoras indebidas.
El sistema de seguimiento implementado por la Compañía se fundamenta tanto en el seguimiento automático como, en su caso, en el seguimiento manual por parte del personal. Se han implementado diversos campos de estado a las cuentas de los clientes para mostrar su perfil en el sistema, lo que facilita el seguimiento automático. Hemos implementado un proceso reglamentario de reportes y compatible de manera legal que brindará la posibilidad a todos los empleados de reportar a un Oficial de Cumplimiento si conocen o sospechan que un cliente está envuelto en el lavado de capitales o el financiamiento del terrorismo.
Nuestro personal está capacitado para monitorear un número suficiente de actividad de la cuenta para permitir la identificación de patrones de tamaño, volumen, tipo de transacciones inusuales, factores geográficos, como si están involucradas jurisdicciones designadas como "no cooperativas" o cualquiera de las "banderas rojas" identificadas a continuación.
La Compañía considerará las transacciones, incluidas las solicitudes de depósitos y pagos, en el contexto de otra actividad de la cuenta para determinar si la transacción no tiene sentido financiero o es sospechosa porque es una transacción inusual de este cliente. El Oficial de Cumplimiento, quien será responsable de la supervisión, tomará nota de cuándo y cómo se realiza la transacción y reportará cualquier actividad sospechosa a las autoridades correspondientes.
Ejemplos de Banderas Rojas son:
- El сliente muestra preocupaciones inusuales sobre el cumplimiento de la Compañía con los requisitos de informes gubernamentales y la Política ALD, especialmente en relación con su identidad, activos, o se niega a otorgar cualquier información, o proporciona documentos de identidad sospechosos;
- El cliente quiere participar en transacciones que carecen de sentido comercial o de una estrategia de juego obvia, o que son inconsistentes con el estilo de juego normal del cliente;
- La información otorgada por el cliente que identifica una fuente legal de fondos es falsa, engañosa o considerablemente incorrecta
- Previa solicitud, el cliente se niega a identificar o no identifica ningún origen legal de sus fondos y otros activos.
- El cliente tiene un pasado cuestionable o es objeto de noticias que revelan posibles infracciones penales, civiles o reglamentarias;
- El cliente muestra una falta de preocupación en relación a los riesgos, comisiones u otros costos de transacción;
- El cliente trata de hacer depósitos frecuentes o grandes, solicita hacer excepciones a la política de la Compañía con respecto a los depósitos de efectivo y equivalentes de efectivo;
- El сliente es de o tiene cuentas en un país calificado como no cooperador por el Grupo de Acción Financiera Internacional.
- La cuenta del cliente revela un alto nivel inexplicable de actividad de la cuenta con niveles muy bajos de transacciones;
- El cliente utiliza la cuenta del casino como cuenta de ahorros.
Cuando un empleado de la Compañía detecta cualquier bandera roja, llevará a cabo una investigación complementaria en base a la supervisión de un Oficial de Cumplimiento. Esto puede incluir recopilar información adicional internamente o de fuentes de terceros, contactar a las autoridades correspondientes o congelar una cuenta.
Requisitos de depósito y retiro
La Compañía hace un seguimiento de la financiación de diversas cuentas bancarias fuera del país de residencia del titular de la cuenta. En el caso de una transferencia bancaria o transferencia desde una tarjeta bancaria, el nombre especificado durante el registro debe coincidir con el nombre del titular de la cuenta/tarjeta bancaria.
La Compañía no admite ingresos en efectivo ni desembolsa dinero en efectivo bajo ninguna situación.
El proceso de retiro que se describe a continuación está basado en reglas estrictas para asegurar que los fondos se envíen de forma segura a su fuente y destinatario originales:
- Nuestros clientes deben enviar una petición de retiro que contenga la información correcta acerca de su cuenta.;
- Todos los formularios de retiro de dinero son enviados a nuestro departamento de contabilidad para su procesamiento. Nuestro departamento de contabilidad confirma el saldo de la cuenta, verifica que la cuenta no tenga retenciones o restricciones de retiro y luego aprueba la solicitud de retiro, pendiente de aprobación de cumplimiento;
- Nuestro departamento de contabilidad revisa todas las peticiones de extracción de dinero, verificando que los fondos iniciales sean retirados usando el mismo método de depósito a nombre del titular de la cuenta registrado. Nuestro departamento de contabilidad verifica la solicitud de retiro con el historial de depósitos del cliente para asegurarse de que no haya actividad sospechosa y verifica la cuenta bancaria registrada.
- Las peticiones de retiro aceptadas son procesadas por el departamento de contabilidad y los fondos se entregan al cliente;
En el caso de que se marque un retiro por actividad sospechosa, el retiro se pone en espera, pendiente de una mayor investigación por parte de nuestro departamento de cumplimiento; y
- Nuestra gerencia trabajará con el Departamento de Cumplimiento para determinar si se necesitan más acciones y si es necesario contactar a las autoridades reguladoras correspondientes.
Requisitos de informes de SAR
La Compañía deberá establecer un sistema de reporte obligatorio de operaciones sospechosas por medio de la designación de un Oficial de Cumplimiento. El informe de transacciones cubiertas y sospechosas debe realizarse por el Oficial de Cumplimiento dentro de los cinco (5) días hábiles.
Los empleados, el Oficial de Cumplimiento y/o los directores no deberán avisar a sus clientes cuando información relacionada con ellos esté siendo reportada a las Autoridades.
La Compañía deberá registrar o mantener un archivo completo de todas las transacciones cubiertas y sospechosas que se hayan llevado al Oficial de Cumplimiento. El registro deberá contener información sobre:
la fecha en la que es realizado el reporte
la persona que presentó el reporte al inspector de cumplimiento; y
información suficiente para identificar documentos relevantes asociados con dichos informes.
El Oficial de Cumplimiento debe presentar los SAR mediante el sistema goAML de la Unidad de Inteligencia Financiera (UIF) de Curazao, donde y cuando corresponda, e informar al Titular de la Licencia Maestra de tales informes.
Control Interno y Procedimientos
Como procedimiento general de control interno, los directores, funcionarios, agentes y personal de la Compañía deben informar cualquier conocimiento o sospecha de actividad de lavado de capitales al Oficial de Cumplimiento.
El reporte debe ser transmitido formalmente ya sea de forma impresa, memorandos o notas, o por medios electrónicos (correo electrónico interno). Está prohibido el uso de direcciones de correo electrónico externas para enviar el informe. Asegúrese de que nadie más reciba una copia (incluidas las copias ocultas).
El incumplimiento de los mencionados requisitos expone al personal denunciante al riesgo de violar la confidencialidad en violación de la Ley de Lavado de Dinero.
De acuerdo con este requisito, todo el personal deberá firmar una declaración sobre el incumplimiento de la disposición de confidencialidad de la Ley AML. Una copia de esta declaración firmada se mantendrá con el expediente del personal.
Luego de una valoración meticulosa y de la creencia razonable de que verdaderamente hay fundamentos para la sospecha de lavado de activos, el Oficial de Cumplimiento mantendrá un registro de todos los reportes enviados a las autoridades, así como todos los reportes hechos por el personal de la Compañía relacionados con transacciones sospechosas, hayan sido o no informados a las Autoridades.
Sin perjuicio de las funciones del Oficial de Cumplimiento como Oficial de informes, la responsabilidad final de la adecuada supervisión, información y cumplimiento de la Ley de Lavado de Capitales y las Normas y Reglamentos para su Aplicación recae en la Compañía y su Directiva.
Capacitación del Personal
La Compañía brinda la capacitación necesaria, así como el asesoramiento a su personal y el Oficial de Cumplimiento. La Compañía pone en conocimiento de los empleados los nuevos procedimientos e instrucciones necesarios para combatir el lavado de capitales. Los funcionarios y el personal son enviados a sesiones informativas, capacitación y seminarios ofrecidos por las autoridades reguladoras.
La compañía también capacita al personal en los requisitos de “Conozca a su Cliente” con el objetivo de prevenir y detectar el lavado de dinero. Así, se capacitará a los empleados sobre la verdadera identidad de los clientes y el tipo de relación comercial que se entabla.
La Compañía debe determinar el nivel de capacitación/orientación de su personal, dando prioridad al Oficial de Cumplimiento que atenderá directamente las situaciones que involucren lavado de activos. El alcance de la capacitación incluye lo siguiente:
- Disposiciones de la Ley ALD;
- La política ALD de la Compañía;
- Procedimientos de Supervisión, Control y Cumplimiento Interno de la Compañía;
- Actualizaciones y cambios de la Ley AML; y
- Actualizaciones y cambios en Supervisión Interna, Control y Cumplimiento.
Se deben realizar cursos de actualización de capacitación o sesiones informativas de vez en cuando para recordar continuamente al personal clave sus obligaciones o en caso de cambios en las leyes y reglamentos vinculados con el lavado de activos.
Mantenimiento de registros
Se mantendrán registros de todos los documentos obtenidos con el objetivo de identificar al cliente y todos los datos de cada transacción, así como otra información vinculada con cuestiones de lavado de activos, de conformidad con las leyes/regulaciones aplicables contra el lavado de activos. Esto incluye documentos con informes de actividades sospechosas, documentación de monitoreo de cuentas AML, etc.
Las transacciones llevadas a cabo a través de la Compañía pueden ser objeto de ingeniería inversa a partir de la cual las autoridades pueden elaborar un registro de auditoría para sospechas de lavado de dinero cuando se les envía dicho informe. La Compañía puede, dentro de un tiempo razonable, cumplir con cualquier petición u orden de las autoridades en relación a la divulgación de información, lo que incluye, entre otros, si una persona en particular es el cliente o beneficiario real de las transacciones llevadas a cabo a través de la Compañía. Se aplicarán los siguientes períodos de almacenamiento de los documentos:
Todos los documentos de apertura de cuentas de clientes y registros de todas sus transacciones, especialmente los registros de identificación de clientes, deberán conservarse y almacenarse de forma segura durante 5 (cinco) años a partir de la fecha de las transacciones;
En relación a las cuentas cerradas, los registros de identificación de clientes, los archivos de cuentas y la correspondencia comercial deben conservarse y almacenarse de forma segura durante al menos cinco (5) años a partir de la fecha en que se cerraron.
Se deberán mantener almacenados los siguientes registros:
Copias de materiales probatorios que acrediten la identidad del cliente;
Cualquier método de verificación no documental o métodos adicionales utilizados para verificar;
Evidencia relevante y detalles de todas las relaciones comerciales y transacciones;
Documentos relevantes de correspondencia con clientes;
Una descripción de cómo la Compañía resolvió todas las no conformidades importantes observadas.
La verificación y revisión de documentos la lleva a cabo personal asignado para verificar la exactitud e integridad de los registros que mantiene la Compañía. Es importante que cualquier violación significativa o documentos faltantes se anoten y se informen para su corrección inmediata.
Los documentos de la transacción pueden mantenerse en original o copias, en microfilm o en formato electrónico, siempre que dichos formularios sean admisibles en los tribunales.
Si los registros están involucrados en investigaciones en curso o transacciones que fueron objeto de divulgación, deberán conservarse después del período de conservación prescrito hasta que se confirme que el caso está cerrado y desestimado.
Verificación independiente de terceros
La Compañía contratará regularmente a una parte calificada independiente para llevar a cabo una auditoría independiente anual de nuestras políticas y procedimientos AML, así como el cumplimiento de estos procedimientos. La Compañía llevará a cabo un seguimiento por escrito para garantizar que se aborden y corrijan las deficiencias observadas durante su revisión anual.
La Compañía confirmará con su firma de auditoría ALD/CFT que su programa de auditoría incluye lo siguiente:
Los objetivos de la auditoría y el alcance del examen;
Cualquier recomendación para mejorar el programa AML;
Discusión de cualquier deficiencia observada y un plan de acción que implementará la gerencia para tratar estas deficiencias;
y opinión general acerca de la adecuación del programa contra el lavado de dinero de la Compañía.
El reporte de verificación independiente deberá ser enviado a la alta gerencia y el Oficial de Cumplimiento de la Compañía deberá conservar una copia.
